Taiji Vereniging Grimbergen

Privacyverklaring

PRIVACY VERKLARING VAN TAIJI VERENIGING GRIMBERGEN VZW

1. Algemeen

De Taiji Vereniging Grimbergen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Taiji Vereniging Grimbergen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als Taiji Vereniging Grimbergen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Taiji Vereniging Grimbergen vzw, Driekastanjelaarsstraat 8, 1850 Grimbergen

karina@taiji-vereniging-grimbergen.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens van de leden?

Uw persoonsgegevens worden door de Taiji Vereniging Grimbergen vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de lessen en activiteiten van de Taiji Vereniging Grimbergen vzw
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Voor de verzekering bij Fros Multisport Vlaanderen waar we bij aangesloten zijn.
• Voor dringende situaties (bv. afgelaste les.)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: Naam, voornaam, adres, gsm- en telefoonnumer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum
• Financiële bijzonderheden (betalingen)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Deze persoonsgegevens worden door de leden ingevuld op het inschrijvingsformulier en ondertekend (contractuele grond), online inschrijvingsformulier en persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

Voor occasionele activiteiten waar niet-leden aan deelnemen, wordt een aparte verzekering afgesloten (per activiteit) waarbij de deelnemers geen persoonlijke gegevens moeten doorgeven (tenzij de verzekering moet aangesproken worden, bij schade of ongeval). Voor deze laatste deelnemers (niet-leden) wordt wel naam en e-mailadres gevraagd indien met inschrijving wordt gewerkt. Dit is om informatie te kunnen doorgeven en i.f.v. de organisatie van de activiteit (gerechtvaardigd belang). Enkel indien zij toestemming geven, wordt nadien info doorgestuurd van andere activiteiten van de vereniging (toestemming).

Dit laatste geldt ook voor ex-leden en mensen die blijk gegeven hebben van interesse in de activiteiten (bv. via een vraag per e-mail).

De betalingen en aanwezigheden van leden en deelnemers worden bijgehouden (gerechtvaardigd belang).

Voor de bekendmaking van onze werking (website, facebook, affiches, flyers, foto’s voor de pers …) kunnen wij “niet-gerichte” foto’s gebruiken, dit zijn foto’s die een algemene en eerder spontane, niet geposeerde sfeeropname weergeven zonder daarvoor specifiek één of enkele personen er uit te lichten. Voor het nemen en gebruik van ‘gerichte’ foto’s – voor de bekendmaking van onze vereniging – vragen we de toestemming.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Filmopnames worden enkel intern – exclusief voor leden – gebruikt voor educatieve didactische doeleinden.

3. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens via de laptop van de vereniging

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem, Facebook)

• het verzekeren van onze leden, bestuursleden en lesgever(s) (Fros Multisport Vlaanderen)

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp)

• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Gemeente Grimbergen i.v.m. subsidiëring

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

• De sportfederatie Fros Multisport Vlaanderen

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

6. Bewaartermijn

De meeste persoonsgegevens worden de duur van het lidmaatschap plus 3 jaar bijgehouden. Alleen naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt voor onbepaalde duur bijgehouden voor het archief (bv. voor een uitnodiging voor een jubileum). Je hebt echter recht om ‘vergeten te worden’: zie daarvoor titel 8.

Ook worden de naam en het e-mailadres van ex-leden en geïnteresseerden voor onbepaalde duur bijgehouden om verder op de hoogte te blijven van activiteiten, dit enkel mits toestemming.

Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan gemakkelijk via de link onderaan in de nieuwsbrief.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Taiji Vereniging Grimbergen vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. De voorzitter en secretaris hebben toegang tot alle persoonsgegevens. De lesgever(s) heeft/hebben toegang tot deelname- en aanwezigheidslijsten.

• We gebruiken een firewall, wissen binnen de week gegevens op een USB-stick en zorgen voor updates van programma’s.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig

8. Je rechten omtrent je gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke

wij van u ontvangen hebben

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Via het e-mailadres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

10. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De Taiji Vereniging Grimbergen vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 29/08/2020.